Datenschutzinformation für die Immobilienverwaltung

Zuletzt aktualisiert: 16.1.2024

Datenschutzinformation für den Bereich Immobilien des Stiftes Klosterneuburg
nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Wir informieren Sie, wie wir Ihre Daten im Rahmen des Bestand-, Miet-, Pacht-, Baurecht- oder sonstigen Nutzungsverhältnisses (nachfolgend gemeinsam als „Vertragsverhältnisse“ und jeweils einzeln als „dasVertragsverhältnis“ genannt; die entsprechenden Bestand-, MIet-, Pacht-, Baurecht- und sonstige Nutzungsverträge werden nachfolgend gemeinsam als „Verträge“ und jeweils einzeln als „der Vertrag“ genannt) verarbeiten und welche Rechte Ihnen nach der DSGVO zustehen.

ALLGEMEINE INFORMATIONEN NACH DER DSGVO

1. VERANTWORTLICHE STELLE

Stift Klosterneuburg, Stiftsplatz 1, 3400 Klosterneuburg
Kontakt: datenschutz@stift-klosterneuburg.at
Weitere Information finden Sie im Impressum.

2. KONTAKT ZUR DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN

Datenschutzbeauftragte: Mag.^a iur. Elisa Drescher
E-Mail:  datenschutz@stift-klosterneuburg.at
Anfragen an die Datenschutzbeauftragte unterliegen der Verschwiegenheitspflicht.

3. IHR BESCHWERDERECHT BEI DER ZUSTÄNDIGEN AUFSICHTSBEHÖRDE

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Datenschutzbehörde Österreich: www.dsb.gv.at, E-Mail: dsb@dsb.gv.at  

4. EINSATZ AUTOMATISIERTER ENTSCHEIDUNGSFINDUNG IM EINZELFALL

Eine vollautomatisierte Entscheidungsfindung inkl. Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO findet durch uns nicht statt.

5. IHRE DATENSCHUTZRECHTE

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Grundsätzlich besteht nach Artikel 21 DSGVO bei Datenverarbeitungen auf Basis des berechtigten Interesses das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch uns. Dieses Widerspruchsrecht gilt allerdings nur bei Vorliegen besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte unseres Hauses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können.

Falls Sie eines dieser Rechte geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an die Datenschutzbeauftragte unter datenschutz@stift-klosterneuburg.at

6. UMFANG IHRER PFLICHTEN, UNS IHRE DATEN BEREITZUSTELLEN

Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, mit Ihnen einen Vertrag abzuschließen.

Datenverarbeitungen von Interessenten für einen Vertrag

a. Erfüllung (vor)vertraglicher Pflichten – Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO

Vereinbarung von Besichtigungsterminen

Wenn Sie sich für unsere Objekte interessieren, können Sie mit uns Besichtigungstermine vereinbaren. Hierzu können Sie telefonisch oder schriftlich per E-Mail Kontakt aufnehmen und um einen Besichtigungstermin ersuchen. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wie Ihren Namen, Telefonnummer und E-Mailadresse, um mit Ihnen einen Besichtigungstermin zu vereinbaren, diesen vorzubereiten und durchzuführen.

Wir speichern Ihre Daten bis zur Entscheidung über die Begründung eines Vertragsverhältnisses.

Wollen Sie zum Beispiel eine konkrete Wohnung, eine bestimmte Kategorie an Objekten (Wohnungsgröße, Bezirk, …), ein Objekt anmieten oder haben Sie eine konkrete Immobilie besichtigt, löschen wir Ihre Daten nach Ablauf der Zustimmungsdauer, für die Sie auf den besuchten Online-Plattformen einer Speicherung zugestimmt haben.  Hinweis: Wird ein Objekt an Sie vermietet, verarbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung des Mietverhältnisses weiter. Weitere Informationen finden Sie dazu unterhalb.

Bekundung des Interesses des Vertragsabschlusses und Vertragsgestaltung

Wenn Sie uns gegenüber Ihr Interesse zum Vertragsabschluss bekunden, erheben wir Ihre Daten, wie Geburtsdatum, aktuelle Wohnadresse und erforderlichen Unterlagen wie Informationen zum Haushaltseinkommen, um den Vertrag mit Ihnen abzuschließen. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wie Ihren Namen, Telefonnummer und E-Mailadresse, Geburtsdatum und aktuelle Wohnadresse sowie die Unterlagen zum Nachweis Ihres Haushaltseinkommens, um den Vertragsabschluss mit Ihnen zu prüfen und vorzubereiten.

Soweit es sich bei Vertragspartnern um eine juristische Person wie eine GmbH handelt, werden Namen und Funktionen der Vertreter bzw. Bevollmächtigten, sowie Firmenbuchnummer, Sitz der Gesellschaft, UID-Nummer, im Fall eines Vereins die Vereinsregisternummer erhoben und für den Vertragsabschluss verarbeitet. Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist die Begründung eines Vertragsverhältnisses.

SEPA-Lastschrift

Zur Durchführung von Abrechnungen wie der Miete, der Pacht, dem Bestandzins, dem Nutzungsentgelt, dem Bauzins und den Nebenkosten (zusammen nachfolgend als „Entgelte“ und jeweils einzeln als „das Entgelt“ bezeichnet) können Sie uns ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen. Dies führt dazu, dass Sie uns zum Einzug dieser Zahlungen von Ihrem Konto ermächtigen. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um den jeweiligen Vertrag mit Ihnen durchzuführen und die in diesem Zusammenhang entstehenden Zahlungsverpflichtungen mit Ihnen abzuwickeln. Soweit Sie hiervon nicht Gebrauch machen, können Sie die Entgelte per Dauerauftrag oder Einzelüberweisung ausgleichen.

b. Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn dies zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen notwendig ist.

Weiters verarbeiten wir Ihre Daten für die Erfüllung steuer- und versicherungsrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie zur Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie der Prüfung durch Steuer- und andere Behörden. Die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche kann erforderlich werden. Rechtsgrundlage hierfür können behördliche Anordnungen sein.

c. Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)

Durchführen von Bonitätsprüfungen

Soweit Sie für ein konkretes Vertragsverhältnis in Betracht kommen und der ggf. beauftragte Makler keine Prüfung Ihrer Bonität durchführte, können wir im Einzelfall eine Bonitätsprüfung durchführen.

Die Prüfung Ihrer Bonität erfolgt über einen Bonitätsdienstleister wie den Kreditschutzverband1870 (KSV1870) oder die CRIF GmbH. Die Beurteilung Ihrer Bonität erfolgt auf Basis von mathematisch-statistischen Verfahren, sog. Scoring. Hierzu werden Ihre personenbezogenen Daten, die für die Bonitätsprüfung erforderlich sind, an den Bonitätsdienstleister übermittelt. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Bonitätsprüfung, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden. Auf Basis der übermittelten personenbezogenen Daten, einschließlich der Anschriftendaten, wird eine statistische Wahrscheinlichkeit für einen Kreditausfall und damit Ihre Zahlungsfähigkeit berechnet. Der Bonitätsdienstleister übermittelt an uns anschließend Ihren Score-Wert. Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, einen Zahlungsausfall zu vermeiden (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DGSVO).

Bei einer positiven Bonitätsprüfung können wir den intendierten Vertrag final mit Ihnen eingehen bzw. abwickeln. Fällt die Bonitätsprüfung negativ aus, prüfen wir, ob Ihnen das Objekt angeboten werden kann. Zudem nehmen wir bei Ihnen Rücksprache, um etwaige offene Punkte mit Ihnen zu klären.

Weiters verarbeiten wir unter Umständen die Identitäts- und Bonitätsdaten von in Betracht kommenden weiteren Mietern/Pächtern/Bestandnehmern/Baurechtsnehmern/sonstigen Nutzungsnehmern, Personen, die mit Ihnen im gleichen Haushalt leben oder uns gegenüber als (Ausfalls)Bürgen benannt wurden. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist die Vertragsanbahnung und unser berechtigtes Interesse der Vermeidung von Zahlungsausfällen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DGSVO). Nach der Prüfung werden Einkommensnachweise und, soweit vorgelegt, Identitätsnachweise datenschutzkonform gelöscht. Nur bei Abschluss eines Vertrages werden die Daten von Bürgen oder weiteren Mietern/Pächtern/Bestandnehmern/Baurechtsnehmern/sonstigen Nutzungsnehmern in unserem System als Geschäftspartner gespeichert. Wir speichern dazu Namen, Adresse, Telefonnummer und E-Mailadresse sowie den Bezug auf den Vertrag und ggfs. die mit Ihnen geführte Korrespondenz.

Datenverarbeitungen von Vertragspartnern

Nach Abschluss des jeweiligen Vertrages oder eines Vorvertrags zwischen Ihnen bzw. der natürlichen oder juristischen Person, für die Sie handeln und uns, verarbeiten wir nachfolgende personenbezogenen Daten:

• Daten, die wir im Rahmen des laufenden Vertragsverhältnisses von Ihnen als künftigem Mieter/Pächter/Bestandnehmer/Baurechtsnehmer/sonstigen Nutzungsnehmer organschaftlichen Vertreter/Bevollmächtigten erhalten haben, wie Name, Geburtsdatum, , Anzahl der im Haushalt lebenden Personen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift; wenn es sich um eine juristische Person handelt, Namen der vertretungsbefugten Organe, Anschrift, E-Mail-Adresse, Firmenbuchnummer oder Vereinsregisternummer, UID-Nummer, Sitz der juristischen Person, Daten, die im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen als Mieter/Pächter/Bestandnehmer/Baurechtsnehmer/sonstigem Nutzungsnehmer bzw. organschaftlichen Vertreter/Bevollmächtigten entstehen wie Daten und Informationen im Rahmen der Kommunikation per E-Mail oder Telefon;
• Daten im Zusammenhang mit der Erhaltung und/oder Modernisierung des Objektes und/oder Mängeln, sofern Sie mit uns in Kontakt treten und/oder Dritte im Rahmen von Reparaturen oder von Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen Daten an uns übertragen wie Foto- oder Videoaufnahmen von Ihrer Immobilie, auf denen der Mangel ersichtlich ist;

Rechtsgrundlage der oben näher ausgeführten Datenverarbeitungen ist die Durchführung des Vertragsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

7. WER ERHÄLT IHRE DATEN?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zu der Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten: Von uns eingesetzte externe Dienstleister als sog. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Das sind Dienstleister für unterstützende Tätigkeiten und weitere Verantwortliche im Sinne der DSGVO, insbesondere in den Bereichen IT-Dienstleistungen Unterstützung/Wartung von IT-Anwendungen, Buchhaltung und Controlling, Kundenverwaltung,

Konkret setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:

• DocuWare GmbH, Planegger Straße 1, 82110 Germering
• ImmoWare 24, Magdeburger Straße 51, 06112 Halle (Saale)
• IGEL Software GmbH, Europaring A03/6/01, 2345 Brunn am Gebirge
• GIS – Hexagon AB, Lilla Bantorget 15, 111 23 Stockholm, Schweden
• Steuerberatung, Wirtschaftsprüfungsdienstleistung, Kreditinstitute und Banken.
• Beauftragte Generalunternehmen und Handwerker zur Durchführung von Erhaltungs- und/oder Modernisierungsmaßnahmen.
• Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt.
• Plattformen für Immobilien zum Inserieren von Objekten.
• Stellen und Institutionen aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten (z. B. an Behörden, Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter, Versicherungen).
• Sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre separate Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben (z.B. Maklerunternehmen)

Eine Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet ausschließlich dann statt, soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Abwicklung der bestehenden Verträge notwendig ist und soweit hierfür eine Rechtsgrundlage vorliegt.

8. WIE LANGE SPEICHERN WIR IHRE DATEN?

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Vertragsverhältnisses mit uns. Ein Grund für eine längere Speicherung Ihrer Daten kann unter anderem darin begründet liegen, dass wir diese als Beweismittel für ein noch nicht abgeschlossenes Verfahren benötigen.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus den gesetzlichen Rahmenbedingungen ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel 7 Jahre. Diese Fristen können sich unter bestimmten Voraussetzungen auf bis zu 30 Jahre erstrecken.